شرح سیستم دفترخانه ثبت اسناد رسمی : دفترخانه را درواقع می توان یک مکانی به شمارآورد که به طور کامل با مردم و اموال انها سروکار دارد.
بخش های مختلف دفترخانه اسناد رسمی :
1) یک دفتر خانه را می توان به قسمت های مختلفی تقسیم کرد که در این قسمت به این موارد اشاره کرده و هر کدام را به طور مختصر شرح می دهیم :
1- رییس دفتر خانه
2- قسمت ثبت تقاضاها
3- قسمت تکمیل مدارک
4- قسمت پرونده سازی برای متقاضی
5- قسمت ثبت پرونده
6- قسمت بایگانی
رییس دفتر خانه : رییس یک دفتر خانه در واقع کسی است که بر کار تمام کارمندان نظارت دارد و روابط بین انها را بر قرار می سازد. رییس دفترخانه همیشه کارهای اصلی را انجام می دهد که از جمله کارهای او می توان به امضای اخر ان ثبت یا سند متقاضی اشاره کرد که هم در اول و هم در اخر پرونده صورت می گیرد.
قسمت ثبت تقاضاها : وظیفه کارمندان در این قسمت این است که تقاضای متقاضیان را که یکی ازهمان مواردی است که قبلا گفته شده ثبت کنند تا به مرحله بعد نزدیکتر شود این عمل ثبت کردن که در هر صورتی توسط کارمندان صورت میگیرد به دو نوع تقسیم می شود که بستگی به پیشرفتگی و به روز بودن ان دفترخانه دارد که این دو قسمت عبارتند از :
1) ثبت کامپیوتری
2) ثبت دستی
ثبت کامپیوتری : تقاضا در این نوع سبک از طریق کارمندان به وسیله کامپیوتر صورت میگرد و این روش دارای سرعت بالا و هزینه کمتری میباشد و کارمندان راحت تر عمل ثبت را انجام می دهند.
ثبت دستی : این روش هم به همان صورت توسط کارمندان صورت می گیرد با این تفاوت که دیگراز کامپیوتر استفاده نمی شود و ثبت در دفترهای بزرگ و مخصوص ثبت صورت می گیرد و این روشی است که بسیار کند است و مدت زمان زیادی برای این کار باید صرف شود.
قسمت تکمیل مدارک : در این قسمت با توجه به تقاضاهای افراد برای هر تقاضا معمولا یک سری مدارک جداگانه نیاز است ، که باید افراد در اختیار دفترخانه قرار دهند به عنوان مثال برای انتقال سند مالکیت هر دو طرف یعنی فروشنده و خریدار موظف هستند که مدارکی از جمله شناسنامه ، کپی سند و مدارک ملک از جمله گواهی عدم خلاف که باید از شهرداری گرفت را در اختیار دفترخانه قرار دهند ودراین قسمت مدارک به صورت کلی چک می شوند تا کم وکاستی یا اشکالی در مدارک نسبت به ملک فوق وجود نداشته باشد و مدارک باید با ملک مطابقت داشته باشد و بعد از این مرحله پرونده به مراحل بعدی ارجاع می شود.
قسمت پرونده سازی : در این قسمت مدارک مربوط به ملک ها که در مراحل قبلی از افراد گرفته شده بود دوباره چک شده و به صورت یک پرونده در می اید و مدارک به ترتیب در پرونده قرار می گیرند ، این پرونده ها به دو صورت می باشند : 1- کتبی ، 2- به صورت کامپیوتری
کتبی : به این صورت است که مدارک را در یک دفتر مخصوص به صورت دستی ثبت می کنند.
کامپیوتری : در این روش مدارک از طریق اپراتور وارد کامپیوتر می شود وذخیره می شود.
قسمت ثبت پرونده : در این مرحله پرونده ثبت می شود. عمل ثبت پرونده در هر دفترخانه متفاوت می باشد و هر دفترخانه از روش مخصوص خود استفاده می کند ، عمل ثبت به این صورت است که به هر پرونده یک شماره یا کد
اختصاص می دهند که این پرونده ها با کد مربوط به خود که توسط کارمندان برای انها گذاشته می شود در سیستم ثبت می گردند و در این قسمت و در این قسمت مشخصات فروشنده و خریدار و همچنین مشخصات ملک ثبت می شود . این مرحله بسیار قابل اهمیت می باشد زیرا باید پرونده ها به گونه ای ثبت شوند که کسی به جز افراد دفترخانه نتواند به ان دسترسی پیدا نماید و فقط کسی بتواند به ان دسترسی پیدا نماید که رمز یا کد پرونده را داشته باشد که معمولا این کدها در اختیار رییس دفتر خانه می باشد.
فهرست :
شرح سیستم دفترخانه ثبت اسناد رسمی
بخش های مختلف دفترخانه اسناد رسمی
رییس دفتر خانه
قسمت ثبت تقاضاها
ثبت کامپیوتری
ثبت دستی
قسمت تکمیل مدارک
قسمت پرونده سازی
قسمت ثبت پرونده
قسمت بایگانی
چارت سازمانی دفتر خانه اسناد رسمی
نمودارهای DFD فیزیکی
شناسایی موجودیت ها
فرم تشریح خطوط جریان ارتباطی
فرم جریان داده
فرم (ارائه مدارک)
فرم جریان داده
فرم (دریافت گواهی امضا)
فرم ذخیره داده
فرم ذخیره داده (مبلغ دریافتی)
فرم ذخیره داده (پرونده)
DFDهای منطقی
ماتریس ارتباط بین موجودیت ها
فرهنگ داده ها (DATA DICTIONARY)
جدول tblCustomer (مشتری)
جدول tblAmoun (دریافت مبلغ)
جدول tblGavahiEmza (گواهی امضا)
جدول tblMadarek (مدارک)
جدول tblSanad (سند)
جدول tblFile (پرونده)
جدول tblEstelam (استعلام)
جدول tblPersonnel (پرسنل)
نمودار ER منطقی سیستم دفتر خانه ثبت اسناد رسمی
نمودار ER فیزیکی سیستم دفتر خانه ثبت اسناد رسمی
شرح پردازش ها
تجزیه تحلیل سیستم عبارت است از شناخت جنبه های مختلف سیستم و آگاهی از چگونگی عملکرد اجزای تشکیل دهنده سیستم و بررسی نحوه و میزان ارتباط بین اجزاء آن؛ به منظور دست یابی به مبنایی جهت طرح واجرای یک سیستم مناسب تر است. تجزیه و تحلیل به ما کمک میکند تا موقعیت فعلی سازمان را به خوبی درک کنیم، از جریان کار مطلع شویم و آن را مورد ارزیابی قرار دهیم و برای رفع نارسائیها و مشکلات، بهترین راه حل را انتخاب و توصیه کنیم. در یک سازمان، سیستم را مجموعهای از روشها نیز تعریف کرده اند، روشهائی که به یکدیگر وابسته هستند و با اجرای آنها، قسمتی از هدف سازمانی محقق میشود روشها نیز به نوبه خود مجموعهای از شیوههای مختلف انجام کار هستند که با استفاده از آنها میتوان به تامین هدف نهائی سازمان کمک کرد. روش عبارت است از یک رشته عملیات و مراحلی که برای اجرای کل یا قسمتی از یک سیستم انجام میشود. شیوه عبارت است ازتشریح جزئیات و نحوه انجام دادن کار؛ مثل استفاده از کارت جهت حضور و غیاب کارکنان وبا استفاده از کامپیوتر برای تنظیم لیست حقوق کارکنان.
فهرست :
فصل اول
تجزیه و تحلیل سیستم چیست و تحلیل کننده سیستم کیست؟
تعریف تجزیه تحلیل سیستم
تحلیل کننده سیستم کیست؟
اصول و مفاهیم سازمانی
ساختار کلی سازمان
حتما از خود می پرسید چرا مدلسازی؟
فصل دوم
معرفی محیط رشنال رز
عناصر اصلی رشنال رز عبارتند از
معرفی نماهای رشنال رز
نمای مورد استفاده ی سیستم ( use case view )
نمای منطقی سیستم ( logical view).
نمای اجزای سیستم ( component view)
نمای پیاده سازی سیستم . (Deployment view)
معرفی دیاگرامهای رشنال رز
دیاگرام موردهای استفاده (use case diagram)
دیاگرام کلاس ها (class diagram)
کلاسهای boundary:
کلاسهای کنترلی
کلاسهای entity
دیاگرام توالی (sequence diagram)
دیاگرام همکاری (Collaboration diagram)
دیاگرام فعالیت (Activity diagram)
ساخت یک دیاگرام فعالیت
دیاگرام حالت (state chart diagram)
دیاگرام اجزا (Component diagram)
دیاگرام پیاده سازی (deployment diagram)
فصل سوم
مراحل کاری انجام یک پروژه در رشنال رز:
تعریف پروژه
مرحله ی اول پروژه
مرحله ی دوم پروژه
مرحله ی سوم پروژه
مرحله ی چهارم پروژه
مرحله ی پنجم پروژه
مرحله ی ششم پروژه
مرحله ی هفتم پروژه
مرحله ی هشتم پروژه
چگونگی تولید کد دلفی از مدل و یا عکس عمل فوق
نحوه ی تولید پایگاه داده ی مربوط به پروژه
نحوه ی گزارش گرفتن از پروژه
نحوه ی انتشار پروژه
چهارم فنون تجزیه و تحلیل سیستمها
بررسی و کنترل فرمها
پیش نیازهای کارسنجی
روشهای کارسنجی
این پروژه شامل تجزیه و تحلیل سیستم اتوماسیون دبیرخانه سازمان صنایع و معادن به کمک نرم افزار رشنال رز به همراه سناریو و داکیومنت پروژه میباشد
فهرست :
شرح وظایف سازمان
تاریخچه مختصر از نرم افزار
تعریف مهندسی نرم افزار
تعریف دبیرخانه و وظایف آن
سیستم متمرکز
سیستم نیمه متمرکز
سیستم غیر متمرکز
کارپردازی
تعریف فرایند تولید نرم افزار
آر یو پی چیست ؟
تعریف دیسیپلین
نحوه ورود به نرم افزار
به همراه فایل رشنال رز + 56 صفحه داکیومنت